E-Mail-Datenschutz betrifft jede Kanzlei. Angepasst speziell auf die Bedürfnisse von Kanzleien erhalten Sie mit Kanzleisecuremail die passgenaue Lösung für einen unkomplizierten, sicheren E-Mail-Versand an Mandanten, DSGVO konform.
Kanzleisecuremail - Sichere, DSGVO konforme E-Mail
E-Mail-Datenschutz betrifft jede Kanzlei. Angepasst speziell auf die Bedürfnisse von Kanzleien erhalten Sie mit Kanzleisecuremail die passgenaue Lösung für einen unkomplizierten, sicheren E-Mail-Versand an Mandanten, DSGVO konform.
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Bitte beachten Sie: Damit Sie sich um nichts kümmern müssen, übernehmen unsere Experten die schlüsselfertige Systemintegration in Ihrer Kanzlei. Hierfür fällt je nach Anzahl Ihrer Postfächer eine einmalige Setup-Pauschale an. Bitte wählen Sie das für Sie passende Paket bei der Bestellung auf der rechten Seite aus.
Die Kommunikation mit Ihren Mandanten ist streng schutzbedürftig. Bisherige Verschlüsselungslösungen sind jedoch oft umständlich: Externe Download-Portale, lästige Passworteingaben oder verschlüsselte Anhänge stören den Kanzleialltag enorm. Kanzleisecuremail löst dieses Problem: 100 % DSGVO-konform und völlig unsichtbar im Hintergrund.
Das System verknüpft modernste Sicherheitstechnologien und wählt für jeden Empfänger automatisch die optimale, am wenigsten aufwändige Methode. In der Regel erhalten Ihre Mandanten ganz „normale E-Mails" direkt in ihr Postfach und können sie sofort lesen, ohne Passwörter oder Zertifikate, aber dennoch maximal abgesichert.
Kanzleisecuremail fungiert als Ihr intelligentes Postausgangs-System. Es prüft vor jedem Versand die Übertragungssicherheit zum Empfänger und protokolliert die Datenübertragung lückenlos inklusive Empfangs-Quittierung. Im Streitfall sind Sie durch diesen digitalen Zustellnachweis rechtlich bestens abgesichert.
Sie haben die Wahl, Kanzleisecuremail mit oder ohne S/MIME-Zertifikat zu nutzen. Ein S/MIME-Zertifikat erzeugt automatisch einen persönlichen Identitätsnachweis bei jeder versendeten E-Mail. Dies bietet essenziellen Schutz vor CEO-Fraud, Phishing sowie E-Mail-Fälschungen und stärkt durch den eindeutigen Absendernachweis die professionelle Außenwirkung Ihrer Kanzlei.
Der sichere Versand läuft grundsätzlich vollautomatisch im Hintergrund, ohne dass Ihr Team etwas tun muss. Für Einzelfälle, in denen Sie das Sicherheitsniveau bewusst selbst bestimmen möchten, ergänzt das MXG Plugin Outlook um den Reiter „E-Mail-Sicherheit". Dort wählen Ihre Mitarbeiter pro Nachricht mit einem Klick, wie diese übertragen werden soll.
Die Voreinstellung für den Kanzleialltag. Das Gateway prüft den Empfänger und wählt automatisch das sicherste Verfahren, das ohne Zusatzaufwand funktioniert. Ihre Mitarbeiter schreiben und senden wie immer.
Für besonders sensible Unterlagen erzwingen Sie eine zusätzliche Passwort-Verschlüsselung, unabhängig davon, wie gut der Empfänger technisch aufgestellt ist. Sie hinterlegen entweder ein eigenes Passwort oder lassen automatisch eines erzeugen und bei Bedarf erneuern.
Die bewusste Ausnahme für unkritische Nachrichten, etwa Rundschreiben oder allgemeine Terminbestätigungen. So bleibt der Regelfall geschützt, ohne dass Sie bei Bagatell-Mails gegen das System arbeiten müssen.
Auf Knopfdruck erzeugt das Plugin ein sicheres Passwort für den jeweiligen Empfänger. Ein bereits vergebenes Passwort bleibt für künftige Nachrichten gültig und lässt sich jederzeit gezielt erneuern.
Sie ergänzen im Betreff eine definierte Kennzeichnung samt Mobilnummer, zum Beispiel #>01701234567. Das Passwort geht dann parallel zur verschlüsselten E-Mail per SMS an den Empfänger. Die Nummer wird erkannt und automatisch aus dem Betreff entfernt.
Das Plugin fügt sich als gewohnter Outlook-Reiter ein, es gibt keine zweite Anwendung und kein separates Login. Wer nichts umstellt, versendet automatisch im sicheren Standard-Modus.
Mit dem Advanced-Modul erweitern Sie Kanzleisecuremail um zusätzliche Steuerungs-, Transparenz- und Komfortfunktionen. Ideal für Kanzleien, die Sicherheitsregeln feiner abstimmen, Empfänger verständlich informieren und Passwortprozesse komfortabler gestalten möchten. Das gilt unabhängig davon, ob S/MIME eingesetzt wird.
Passwortgeschützte E-Mails können über ein geschütztes Web-Portal abgerufen werden, ganz ohne eigenes Empfänger-Konto. URL, Logo und Farben lassen sich passend zur Kanzlei gestalten.
Sicherheitsvorgaben lassen sich je Absendergruppe steuern, zum Beispiel für unterschiedliche Teams oder Rechtsbereiche. Das ergänzt die bestehenden Standard- und Empfänger-Domain-Regeln.
Sicher übertragene E-Mails können automatisch im Betreff und zusätzlich mit einer kurzen Hinweiszeile im Nachrichtentext gekennzeichnet werden.
Neue Empfänger können einmalig eine abgestimmte Informationsmail erhalten, die den sicheren Kommunikationsweg mit Ihrer Kanzlei verständlich erklärt.
Bei Bedarf kann das E-Mail-Passwort per SMS zugestellt werden. Eine definierte SMS-Kennzeichnung im Betreff startet den Versand; die Mobilnummer wird erkannt und aus dem Betreff entfernt.
Differenzierte Rollen, Protokollierung privilegierter Zugriffe und regelmäßige Rezertifizierungsreports unterstützen eine nachvollziehbare Administration.
Keine lästigen Portale oder Passworteingaben für Ihre Mandanten.
Erfüllt alle Anforderungen der Datenschutzbehörden & des BSI.
Bereits in über 500 Kanzleien bundesweit erfolgreich im Einsatz.
Die Bereitstellung und Konfiguration übernehmen wir für Sie.
Wählen Sie die Konstellation Ihrer Kanzlei aus und Sie sehen sofort, ob und wie Kanzleisecuremail bei Ihnen funktioniert.
Voll kompatibel
Kanzleisecuremail wird als Sende-Connector hinterlegt, Ihre ausgehenden E-Mails laufen anschließend über das Gateway. An Ihren Postfächern, Adressen und Signaturen ändert sich nichts.
Voll kompatibel
Das Gateway wird als Smarthost für den ausgehenden Versand eingebunden. Der Server behält seine Rolle, lediglich der Weg nach außen führt künftig über Kanzleisecuremail.
Kompatibel
Voraussetzung ist lediglich, dass der ausgehende Versand über einen Smarthost geleitet werden darf. Das unterstützt praktisch jeder professionelle Mailserver. Wir stimmen die Umstellung direkt mit Ihrem IT-Dienstleister ab.
Kompatibel
Kanzleisecuremail arbeitet auf Gateway-Ebene und ist damit unabhängig vom sendenden Programm. Alles, was über Ihren Mailserver hinausgeht, wird abgesichert, auch der automatisierte Versand aus Ihrem Kanzleimanagement-System.
Wir prüfen das für Sie
In einem kurzen Gespräch klären wir Ihre Ausgangslage und sagen Ihnen verbindlich, was für die Einrichtung nötig ist. Erfahrungsgemäß ist der Aufwand deutlich geringer als erwartet, da an Ihrer bestehenden Software nichts geändert wird.
Ihre Konstellation ist speziell oder Sie möchten es genau wissen? Wir prüfen Ihre Umgebung kostenfrei.
Kompatibilität persönlich prüfen lassenAlles Wissenswerte rund um Kanzleisecuremail, kompakt beantwortet.
Ja. Kanzleisecuremail vereint verschiedene Verschlüsselungstechnologien auf Inhalts- und Transportebene zu einem adaptiven Sicherheitskonzept. Dabei wird automatisch das Verfahren gewählt, das beim jeweiligen Empfänger die höchste Sicherheit bei gleichzeitig geringstem Aufwand bietet. Alle Anforderungen der DSGVO, der deutschen Datenschutz-Aufsichtsbehörden, des BSI sowie der berufsrechtlichen Verschwiegenheitspflicht werden erfüllt.
Ja. Jede ausgehende Nachricht wird vollständig verschlüsselt, einschließlich aller Dateianhänge, unabhängig vom Dateityp oder der Dateigröße. Es spielt keine Rolle, ob Sie PDFs, Word-Dokumente, Bilder oder andere Formate versenden.
Nein. Die Prüfung der Verschlüsselungsoptionen und die Anwendung des passenden Sicherheitsverfahrens erfolgen in wenigen Millisekunden. Für Sie und Ihre Empfänger ist kein Unterschied zum gewohnten E-Mail-Versand spürbar.
Das Plugin ergänzt Outlook um den Reiter „E-Mail-Sicherheit". Dort wählen Ihre Mitarbeiter bei Bedarf pro Nachricht zwischen dem automatischen Standard-Modus, einer erzwungenen Passwort-Verschlüsselung mit eigenem oder automatisch erzeugtem Passwort und dem bewussten Versand ohne Verschlüsselung.
Pflicht ist es nicht. Die Absicherung erfolgt im Gateway, Ihre E-Mails sind also auch ohne Plugin vollständig geschützt. Das Plugin gibt Ihnen lediglich die manuelle Kontrolle für Einzelfälle.
Sie können ein selbst gewähltes Passwort verwenden und dieses auf einem zweiten Weg mitteilen, etwa telefonisch. Alternativ erzeugt das MXG Plugin auf Knopfdruck ein sicheres Passwort. Einmal vergebene Passwörter bleiben für weitere Nachrichten an denselben Empfänger gültig und lassen sich jederzeit erneuern.
Mit dem Advanced-Modul geht es noch komfortabler: Sie ergänzen im Betreff eine definierte Kennzeichnung mit der Mobilnummer und das Passwort wird dem Empfänger automatisch per SMS zugestellt. Die Nummer wird dabei erkannt und aus dem Betreff entfernt.
Ja. Die Integration von S/MIME-Zertifikaten für digitale Signaturen ist problemlos möglich. Die Zertifikatsverwaltung wird dabei vollständig für Sie übernommen. Sie profitieren von einem automatisch generierten, persönlichen Identitätsnachweis bei jeder versendeten E-Mail, ohne eigenen Konfigurationsaufwand.
Das Advanced-Modul ergänzt Kanzleisecuremail um zusätzliche Komfort- und Steuerungsfunktionen: ein anpassbares Web-Portal für passwortgeschützte E-Mails, feinere Sicherheitsregeln je Absendergruppe, klare Kennzeichnungen sicher übertragener Nachrichten, automatische Empfängerinformationen, Passwortversand per SMS sowie ein erweitertes Rollen- und Rechtemanagement.
Die enthaltenen Funktionen werden passend zu Ihrem Bedarf eingerichtet, es müssen nicht alle genutzt werden. Das Modul lässt sich sowohl mit als auch ohne S/MIME einsetzen und ist für bestehende wie neue Verträge verfügbar.
Nein. Wenn eine passwortgeschützte E-Mail über das Web-Portal bereitgestellt wird, authentifiziert sich der Empfänger ausschließlich mit dem vorgesehenen Passwort. Ein separates Konto oder eine Registrierung ist nicht erforderlich.
Ja. Im Verwaltungs-Cockpit sehen Sie den Status jeder ausgehenden Nachricht auf einen Blick, etwa ob sie erfolgreich zugestellt, in Prüfung oder nicht versendbar ist. Zusätzlich wird die gesamte Datenübertragung inklusive Empfangsbestätigung des Zielservers protokolliert. Im Streitfall verfügen Sie so über einen vollständigen digitalen Zustellnachweis.
Für ausgehende E-Mails wird eine starke TLS-Verschlüsselung als Standard-Sicherheitsniveau verwendet. Bei rund 90 bis 95 % aller Empfänger bedeutet das: Ihre Nachrichten werden sicher übertragen, ohne dass Sie oder der Empfänger irgendetwas tun müssen. Sollte bei einem Empfänger diese starke Verschlüsselung nicht verfügbar sein, erhalten Sie eine Rückmeldung mit alternativen Optionen, etwa einer zusätzlichen Passwort-Verschlüsselung für besonders sensible Inhalte.
Nein. Die Einrichtung und Konfiguration wird vollständig für Sie übernommen. Nach der Bereitstellung arbeitet das System eigenständig im Hintergrund. Schulungen oder manuelle Eingriffe durch Ihre Mitarbeiter sind nicht erforderlich. Der sichere E-Mail-Versand läuft vollautomatisch.
In den allermeisten Fällen nicht. Dank der adaptiven Verschlüsselung erhalten Ihre Empfänger ihre Nachrichten als ganz normale E-Mails im gewohnten Postfach, ohne Portal, ohne Passworteingabe, ohne zusätzliche Software. Nur in seltenen Ausnahmefällen, in denen die automatische Verschlüsselung nicht greift, wird eine passwortgeschützte Variante angeboten.
Ja. Die Lösung funktioniert als E-Mail-Gateway und lässt sich in nahezu jede bestehende IT-Infrastruktur integrieren, unabhängig davon, welchen E-Mail-Client oder welches Kanzleimanagement-System Sie verwenden. Änderungen an Ihrer bestehenden Software sind nicht notwendig. Nutzen Sie unseren Kompatibilitäts-Check weiter oben auf der Seite, um sofort zu prüfen, ob Ihr System kompatibel ist.
Die komplette Einrichtung ist in der Regel innerhalb von 60 bis 90 Minuten abgeschlossen, inklusive einer Einführung in das Verwaltungs-Cockpit. Ihr E-Mail-Verkehr bleibt während des gesamten Prozesses uneingeschränkt verfügbar. Es kommt zu keiner Unterbrechung oder Ausfallzeit.
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