La protección de datos en el correo electrónico afecta a todos los despachos. Con Kanzleisecuremail, adaptado específicamente a las necesidades de los despachos de abogados, obtiene la solución a medida para un envío de correo electrónico sencillo y seguro a los clientes, conforme al RGPD.
Kanzleisecuremail - Correo electrónico seguro y conforme al RGPD
La protección de datos en el correo electrónico afecta a todos los despachos. Con Kanzleisecuremail, adaptado específicamente a las necesidades de los despachos de abogados, obtiene la solución a medida para un envío de correo electrónico sencillo y seguro a los clientes, conforme al RGPD.
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Tenga en cuenta: para que usted no tenga que ocuparse de nada, nuestros expertos se encargan de la integración del sistema llave en mano en su despacho. Para ello se aplica una tarifa única de configuración, según el número de buzones de correo. Elija el paquete que más le convenga al realizar el pedido, en el lado derecho.
La comunicación con sus clientes requiere una protección estricta. Sin embargo, las soluciones de cifrado habituales suelen ser engorrosas: los portales de descarga externos, la molesta introducción de contraseñas o los archivos adjuntos cifrados perturban enormemente el día a día del despacho. Kanzleisecuremail resuelve este problema: 100 % conforme con el RGPD y totalmente invisible en segundo plano.
El sistema combina las tecnologías de seguridad más modernas y elige automáticamente para cada destinatario el método óptimo y menos laborioso. Por lo general, sus clientes reciben simples “correos normales” directamente en su buzón y pueden leerlos de inmediato, sin contraseñas ni certificados, pero con la máxima protección.
Kanzleisecuremail actúa como su sistema inteligente de correo saliente. Antes de cada envío comprueba la seguridad de la transmisión hacia el destinatario y registra la transmisión de datos de forma exhaustiva, incluido el acuse de recibo. En caso de litigio, este justificante digital de entrega le proporciona la mejor protección jurídica.
Usted decide si utiliza Kanzleisecuremail con o sin certificado S/MIME. Un certificado S/MIME genera automáticamente una acreditación de identidad personal en cada correo electrónico enviado. Esto ofrece una protección esencial frente al fraude del CEO, el phishing y la falsificación de correos electrónicos, y refuerza la imagen profesional de su despacho gracias a la identificación inequívoca del remitente.
El envío seguro funciona, por norma general, de forma totalmente automática en segundo plano, sin que su equipo tenga que hacer nada. Para los casos puntuales en los que desee determinar usted mismo el nivel de seguridad, el plugin MXG añade a Outlook la pestaña “Seguridad del correo electrónico”. Allí sus empleados eligen, con un solo clic y mensaje a mensaje, cómo debe transmitirse.
La configuración predeterminada para el día a día del despacho. La pasarela comprueba al destinatario y elige automáticamente el método más seguro que funcione sin esfuerzo adicional. Sus empleados escriben y envían como siempre.
Para documentos especialmente sensibles, usted impone un cifrado adicional con contraseña, con independencia de lo bien equipado que esté técnicamente el destinatario. Puede establecer una contraseña propia o dejar que se genere una automáticamente y renovarla cuando sea necesario.
La excepción deliberada para mensajes no críticos, por ejemplo circulares o confirmaciones de citas de carácter general. Así, el caso habitual sigue protegido, sin que tenga que trabajar contra el sistema en los correos de poca importancia.
Con solo pulsar un botón, el plugin genera una contraseña segura para el destinatario correspondiente. Una contraseña ya asignada sigue siendo válida para mensajes futuros y puede renovarse de forma selectiva en cualquier momento.
Usted añade en el asunto una marca definida junto con el número de móvil, por ejemplo #>01701234567. La contraseña se envía entonces por SMS al destinatario, en paralelo al correo electrónico cifrado. El número se reconoce y se elimina automáticamente del asunto.
El plugin se integra como una pestaña habitual de Outlook: no hay una segunda aplicación ni un inicio de sesión aparte. Quien no cambia nada envía automáticamente en el modo estándar seguro.
Con el módulo Advanced amplía Kanzleisecuremail con funciones adicionales de control, transparencia y comodidad. Ideal para los despachos que desean afinar las reglas de seguridad, informar de forma comprensible a los destinatarios y gestionar los procesos de contraseñas con mayor comodidad. Esto es válido independientemente de que se utilice S/MIME o no.
Los correos protegidos con contraseña pueden consultarse a través de un portal web protegido, sin necesidad de que el destinatario tenga una cuenta propia. La URL, el logotipo y los colores pueden adaptarse al despacho.
Las directrices de seguridad pueden controlarse por grupo de remitentes, por ejemplo para distintos equipos o áreas del derecho. Esto complementa las reglas estándar y las reglas por dominio de destinatario ya existentes.
Los correos transmitidos de forma segura pueden identificarse automáticamente en el asunto y, además, con una breve línea de aviso en el cuerpo del mensaje.
Los nuevos destinatarios pueden recibir una única vez un correo informativo personalizado que explica de forma comprensible la vía de comunicación segura con su despacho.
Si es necesario, la contraseña del correo puede entregarse por SMS. Una marca de SMS definida en el asunto inicia el envío; el número de móvil se reconoce y se elimina del asunto.
Roles diferenciados, el registro de los accesos privilegiados e informes periódicos de recertificación respaldan una administración trazable.
Sin portales ni introducción de contraseñas molestos para sus clientes.
Cumple todos los requisitos de las autoridades de protección de datos & de la BSI.
Ya se utiliza con éxito en más de 500 despachos de toda Alemania.
Nosotros nos encargamos de la puesta a disposición y la configuración.
Seleccione la configuración de su despacho y verá al instante si Kanzleisecuremail funciona en su caso y cómo.
Totalmente compatible
Kanzleisecuremail se registra como conector de envío y, a partir de ese momento, sus correos salientes pasan por la pasarela. En sus buzones, direcciones y firmas no cambia nada.
Totalmente compatible
La pasarela se integra como smarthost para el envío saliente. El servidor conserva su función; lo único que cambia es que, en adelante, la vía hacia el exterior pasa por Kanzleisecuremail.
Compatible
El único requisito es que se permita dirigir el envío saliente a través de un smarthost. Prácticamente cualquier servidor de correo profesional lo admite. Coordinamos el cambio directamente con su proveedor de servicios de TI.
Compatible
Kanzleisecuremail trabaja a nivel de pasarela y, por tanto, es independiente del programa que envía. Todo lo que sale de su servidor de correo queda protegido, incluido el envío automatizado desde su sistema de gestión del despacho.
Lo comprobamos por usted
En una breve conversación aclaramos su situación de partida y le indicamos con carácter vinculante qué es necesario para la configuración. Según nuestra experiencia, el esfuerzo es mucho menor de lo esperado, ya que no se modifica nada en su software actual.
¿Su configuración es especial o desea saberlo con exactitud? Revisamos su entorno sin coste alguno.
Solicitar una comprobación de compatibilidad personalizadaTodo lo que debe saber sobre Kanzleisecuremail, respondido de forma compacta.
Sí. Kanzleisecuremail combina distintas tecnologías de cifrado a nivel de contenido y de transporte en un concepto de seguridad adaptativo. Para ello se elige automáticamente el método que ofrece la máxima seguridad con el menor esfuerzo posible para cada destinatario. Se cumplen todos los requisitos del RGPD, de las autoridades alemanas de control de protección de datos, de la BSI y del deber de confidencialidad profesional.
Sí. Cada mensaje saliente se cifra por completo, incluidos todos los archivos adjuntos, con independencia del tipo o del tamaño del archivo. No importa si envía PDF, documentos de Word, imágenes u otros formatos.
No. La comprobación de las opciones de cifrado y la aplicación del método de seguridad adecuado se realizan en pocos milisegundos. Ni usted ni sus destinatarios notarán diferencia alguna con el envío habitual de correo electrónico.
El plugin añade a Outlook la pestaña “Seguridad del correo electrónico”. Allí sus empleados eligen, cuando es necesario y mensaje a mensaje, entre el modo estándar automático, un cifrado con contraseña impuesto con una contraseña propia o generada automáticamente, y el envío deliberado sin cifrado.
No es obligatorio. La protección se aplica en la pasarela, de modo que sus correos están completamente protegidos incluso sin el plugin. El plugin únicamente le da el control manual para casos puntuales.
Puede utilizar una contraseña elegida por usted y comunicarla por una segunda vía, por ejemplo por teléfono. Como alternativa, el plugin MXG genera una contraseña segura con solo pulsar un botón. Las contraseñas una vez asignadas siguen siendo válidas para otros mensajes al mismo destinatario y pueden renovarse en cualquier momento.
Con el módulo Advanced es aún más cómodo: usted añade en el asunto una marca definida con el número de móvil y la contraseña se entrega automáticamente al destinatario por SMS. El número se reconoce y se elimina del asunto.
Sí. La integración de certificados S/MIME para firmas digitales es perfectamente posible. La gestión de los certificados corre íntegramente por nuestra cuenta. Usted se beneficia de una acreditación de identidad personal generada automáticamente en cada correo electrónico enviado, sin esfuerzo de configuración propio.
El módulo Advanced amplía Kanzleisecuremail con funciones adicionales de comodidad y control: un portal web personalizable para correos protegidos con contraseña, reglas de seguridad más precisas por grupo de remitentes, identificaciones claras de los mensajes transmitidos de forma segura, información automática a los destinatarios, envío de contraseñas por SMS y una gestión ampliada de roles y permisos.
Las funciones incluidas se configuran según sus necesidades; no es necesario utilizarlas todas. El módulo puede utilizarse tanto con S/MIME como sin él y está disponible tanto para contratos existentes como nuevos.
No. Cuando un correo protegido con contraseña se pone a disposición a través del portal web, el destinatario se autentica exclusivamente con la contraseña prevista. No se requiere una cuenta aparte ni un registro.
Sí. En el panel de administración ve de un vistazo el estado de cada mensaje saliente, por ejemplo si se ha entregado correctamente, si está en revisión o si no se puede enviar. Además, se registra toda la transmisión de datos, incluido el acuse de recibo del servidor de destino. En caso de litigio dispone así de un justificante digital de entrega completo.
Para los correos salientes se utiliza un cifrado TLS robusto como nivel de seguridad estándar. En alrededor del 90 al 95 % de los destinatarios esto significa que sus mensajes se transmiten de forma segura sin que usted ni el destinatario tengan que hacer nada. Si en algún destinatario no estuviera disponible este cifrado robusto, usted recibirá un aviso con opciones alternativas, por ejemplo un cifrado adicional con contraseña para contenidos especialmente sensibles.
No. La instalación y la configuración corren íntegramente por nuestra cuenta. Tras la puesta a disposición, el sistema trabaja de forma autónoma en segundo plano. No son necesarias formaciones ni intervenciones manuales por parte de sus empleados. El envío seguro de correo electrónico funciona de forma totalmente automática.
En la inmensa mayoría de los casos, no. Gracias al cifrado adaptativo, sus destinatarios reciben sus mensajes como correos normales en su buzón habitual, sin portal, sin introducir contraseña y sin software adicional. Solo en contados casos excepcionales, cuando el cifrado automático no se aplica, se ofrece una variante protegida con contraseña.
Sí. La solución funciona como pasarela de correo electrónico y puede integrarse en casi cualquier infraestructura de TI existente, independientemente del cliente de correo o del sistema de gestión del despacho que utilice. No es necesario modificar su software actual. Utilice nuestra comprobación de compatibilidad, más arriba en la página, para verificar de inmediato si su sistema es compatible.
La configuración completa suele estar terminada en un plazo de 60 a 90 minutos, incluida una introducción al panel de administración. Su tráfico de correo electrónico permanece plenamente disponible durante todo el proceso. No se produce ninguna interrupción ni tiempo de inactividad.
¿No estaba su pregunta entre ellas? Con mucho gusto le asesoramos personalmente.
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